Informe de Consultoría del Comité Regional

Gracias a la invitación cursada por la Universidad Mayor de San Andrés (UMSA) de La Paz-Bolivia, y al contrato suscrito el 21 de octubre del 2002, con la Oficina Regional de Comunicación e Información para América Latina y el Caribe de la UNESCO-Quito,en calidad de consultora del Programa Memoria del Mundo (MOW), viajé a esa ciudad el día 22 del mismo mes y año, para realizar las dos actividades previstas:

1. Dictar el Seminario: Los Archivos y Bibliotecas, salvaguarda de la memoria del mundo, a los estudiantes del Diplomado de Archivística de la citada Universidad.
2. Establecer contactos y visitar los repositorios de los Archivos y Bibliotecas bolivianas que vayan a formar parte del Comité Nacional del Programa Memoria del Mundo de la UNESCO.

El Seminario en la UMSA se inició en el auditorio de la Carrera de Historia de la UMSA, de 18h00 a 20h00, el miércoles 23 de octubre y concluyó el miércoles 30 de octubre de 2002 y enfocó en su primera parte 5 temas relativos a la organización, administración y modernización de archivos. La segunda parte estuvo relacionada con los alcances y objetivos del Programa Memoria del Mundo de la Unesco, y su relación con el trabajo de los archivos y bibliotecas, como entidades de salvaguarda de la memona.

23 de Octubre de 2002

Contó con la presencia diaria de alrededor de 40 alumnos de la Carrera, quienes demostraron gran interés por los temas de conservación y restauración, así como por las actividades desplegadas por el Comité Regional del MOW en América Latina y la necesidad de que Bolivia se incorpore a este programa.

23.10.02.- Paralelamente en horas de la mañana, con cita establecida previamente por el Director de la Carrera de Historia, me entrevisté con el director de la Biblioteca y Archivo Histórico del Congreso Nacional de Bolivi,a, doctor Luis Oporto.
Allí tuve la oportunidad de visitar los depositorios documentales y bibliográficos así como explicar ampliamente, en mi calidad de Miembro y ex Presidenta del Comité Regional de América Latina y el Caribe del MOW-UNESCO, cuáles eran los alcances del Programa en la región, y en particular la propuesta ecuatoriana de nominación para el registro mundial, esto es, la " Memoria Científica de la América Andina: las expediciones e investigaciones científicas en Colombia, Ecuador y Perú. Siglos XVIII y XIX" y la posibilidad de que Bolivia se incorpore a esta propuesta, habida cuenta que en sus acervos se encontraba la obra editada de Alcides Dessalines D' Orbigny :" V oyage dans l'Amerique Meridional...Bolivia... ", que podría ser incluida como patrimonio boliviano. "

23 de Octubre de 2002

23.10.02.- En horas de la tarde, gracias a la iniciativa del Lic. Luis Reynaldo Gómez, delegado de Bolivia que asistió a la III Reunión del CRALC en Quito, y bajo la coordinación de la Directora del Archivo de La Paz, Dra. Ximena Medinacellí, me reuní con los representantes de algunos archivos y bibliotecas de esta ciudad, quienes querían aprovechar también la presencia en La Paz del Subdirector del Archivo y Bibliotecas Nacionales de Bolivia, Licdo. Joaquín Loayza v. En esta reunión, que fue muy enriquecedora por el intercambio de información y comentarios sobre el Programa Memoria del Mundo en la región, se logró la constitución del Comité Ad.Hoc de Bolivia de la Memoria del Mundo así como un serio compromiso para trabajar en la propuesta de nominación regional que el Ecuador presentaría en la próxima reunión del CRALC, a realizarse en Managua entre el 16 y 18 de noviembre de 2002.

(Véase Acta de Constitución Comité Ad-hoc -Bolivia y Reunión con representantes de Archivos y Bibliotecas, Anexo 4 y 5)

24.10.02. En horas de la mañana, me entrevisté con la Lcda. Martha Paredes, Responsable del Archivo Central y del Archivo de Tratados del Ministerio de Relaciones Exteriores de Bolivia, a quien igualmente le transmití los objetivos de mi visita así como de la necesidad de que todos los acervos documentales y bibliográficos bolivianos puedan estar incorporados al Programa Memoria del Mundo, tomando en cuenta la riqueza que guardan sus patrimonios.
Con el fin de obtener una asesoría técnica y profesional archivística, y en virtud del proyecto piloto que llevó a cabo el Archivo Histórico de la Cancillería del Ecuador, la Lcda. Paredes me entregó el Proyecto de Fortalecimiento del Archivo Central y del Archivo de Tratados del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, para que en el menor plazo pueda enviarle mis sugerencias y comentarios al mismo.

25.10.02.- En horas de la mañana, me dirigí al Complejo Arqueológico y Turístico del Tiwanaku, situado a pocos minutos de la antigua ciudad de La Paz, Laja, en compañía de dos historiadores, uno de los cuales, el Dr. Leoncio López-Ocón, es científico titular del Consejo Superior de Investigaciones Científicas de Madrid-España, y quien había contribuido eficazmente con la información del Fondo Jiménez de la Espada de la Biblioteca de Humanidades del CSIC, a la propuesta de nominación del Ecuador al Programa MOW. Las discusiones que pudimos establecer, bajo este entorno arqueológico, sobre los estudios e investigaciones realizadas por el científico Jiménez de la Espada y otros europeos en la región andina, particularmente en el mismo

Tiwanaku y en Quito, fueron especialmente valiosas para la nominación de carácter regional que el Ecuador se hallaba preparando. En horas de la tarde, mantuve junto con el Dr. López Ocón una reunión con historiadores bolivianos ligados al Instituto Francés de Estudios Andinos (IFEA), como son por ejemplo la Dra. Clara López y la Mtra. Magdalena Cajías, con quienes intercambiamos opiniones respecto a la nominaci¿n de la memoria científica ya los cuales solicité su participación como profesionales de la historia de Bolivia, para cubrir las exigencias de la propuesta.

28.10.02.- En horas de la mañana, visité la Biblioteca Central de la Universidad Mayor San Andrés y me entrevisté con su directora Lcda.Eliana Asbún de Martínez, quien igualmente me guió a los repositorios bibliográficos, particularmente al Fondo de Libros Raros, en el cual se pudo constatar la existencia de un segundo ejemplar de la obra de Alcides D'Orbigny, la cual podía ser propuesta para la nominación regional sobre memoria científica, así como otras obras referidas a la región andina de indiscutible valor. Visité igualmente la Hemeroteca, así Como la Unidad de Cómputo y el sistema automatizado de catalogación y clasificación que la Biblioteca había instalado desde hace algunos meses, labor que ha demandado una capacitación al personal y un mejor servicio al usuario.

23 de Octubre de 2002

29.10.02.- En horas de la mañana, visité los depositorios del Archivo de La Paz, con la presencia de su directora Dra. Ximena Medinacelli, quien me pudo mostrar los avances logrados en el sistema de clasificación y conservación de sus fondos documentales.

En horas de la tarde, visité el Museo de Etnología de la Paz, en el cual se había montado una exposición al público de la obra de Alcides D'Orbigny, Con el auspicio de la Embajada de Francia en La Paz y la Fundación Cultural del Banco Central de Bolivia. Asimismo, en el centro documental del citado museo se exponían algunas obras de científicos europeos y bolivianos sobre la etnología de Bolivia, información que resultaba muy valiosa para loS propósitos de la propuesta sobre la memoria científica de la América Andina.

30.10.02.- Finalmente, en horas de la mañana, mantuve la segunda y última reunión Con los archiveros y bibliotecarios bolivianos, en una Convocatoria más amplia que la primera ( estuvieron alrededor de 18 representantes), a quienes pude explicar Con la ayuda de los respectivos cdrom, los objetivos y alcances del Programa MOW en la región. Asimismo, y Con el fin de contar con su apoyo, pude mostrar el cd rom sobre la Memoria Científica de la América Andina, Con lo cual se demostraba el interés del Archivo Histórico del Ministerio de Relaciones Exteriores del Ecuador de que Bolivia se incorpore de manera definitiva a la propuesta de nominación para el registro internacional.
Los delegados formularon una serie de preguntas. y comentarios sobre este tema de mucha importancia para quienes son los custodios y responsables de la salvaguarda de la memoria del mundo.

(Véase Fotografias Segunda reunión ampliada con archiveros y bibliotecarios Anexo 8)

Pese a la invitación cursada por la Directora de los Archivos y Biblioteca Nacionales de Bolivia, Dra. Marcela Inch, para asistir a la inauguración del nuevo edificio de esta entidad, en Sucre, no pude asistir el día 31 de octubre, por cuanto había fijado ya mi día de regreso al Ecuador.
Como resultado de esta visita a La Paz, se obtuvo la incorporación de Bolivia en la nominación de carácter regional que se hallaba trabajando el Ecuador y los archivos bolivianos se comprometieron a enviar el detalle de la información patrimonial que se incluiría en los siguientes días, tanto en el formulario de UNESCO como en el cd rom que se preparaba en Quito.

De otro lado, se logró una mayor y mejor divulgación del Programa Memoria del Mundo entre los custodios de importantes patrimonios bolivianos, mediante la entrega de algunos ejemplares de las Directrices del MOW, tanto en inglés como en español, y la demostración de los productos que ha editado el MOW, como es por ejemplo el cd rom II Salvaguardando nuestro patrimonio documental".

Quito, a 29 de noviembre de 2002

María Elena Porras P . 170482721-9
CONSULTORA PROGRAMA MOW-UNESCO
DIRECTORA MEMORIA INSTITUCIONAL y MAPOTECA
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DEL ECUADOR

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ANEXO 1: PROGRAMA.

PROGRAMA

Modalidad: SEMINARIO

Tema: LOS ARCHIVOS y LAS BIBLIOTECAS, SALVAGUARDA DE LA MEMORIA DEL MUNDO

Prof: Mtra. María Elena Porras P .

Fecha: Miércoles 23 a miércoles 30 de octubre del 2002 Horario: 9hOO-12hOO / 15hOO-17hOO

INTRODUCCIÓN
Este Seminario, dirigido a los estudiantes del Diplomado de Archivística de la Universidad Mayor de San Andrés ya los archiveros y bibliotecarios de La Paz, Bolivia, pretende enfocar dos temas importantes para los participantes, tales como la organización y manejo de archivos y bibliotecas así como el papel que éstos juegan en la dinámica actual de programas de la Unesco, tales como el Programa Memoria del Mundo, que otorga a los archivos y bibliotecas de los países de la región latinoamericana un papel fundamental en la preservación y rescate de los patrimonios documental y bibliográfico para la salvaguarda de la memoria del mundo.

CONTENIDO

A. ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACION y MODERNIZACION DE ARCHIVOS

1. Organización y Manejo de archivos
1.1. Diagnóstico General.- Ubicación física,organización, personal, recursos, sistemas de clasificación
1.2. Clasificación y organización de la documentación de un Archivo o Biblioteca
2. Admínistración de un Archivo
2.1. Elaboracjón de un Plan de Trabajo
3. Modernización de un Archivo
3.1. Elaboración de un Proyecto de intervención 3.2. Elaboración de Informes-Evaluaciones
3.3. Actividades paralelas: investigaciones, exposiciones, actividades didácticas 3.4. Accesibilidad y difusión
4. La informática en los Archivos
4.1. Sistemas para la descripción documental 4.2. Base de datos
4.3. Lineamientos internacionales
5. Conservación documental e intervenciones emergentes 5.1. Conservación Preventiva de Documentos 5.2. Intervenciones emergentes

B. ARCHIVOS y BIBLIOTECAS EN LA MEMORIA DEL MUNDO

1. El Programa Memoria del Mundo (MOW) de la UNESCO 1.1. Preservación del Patrimonio Documental 1.2. Acceso
1.3. Sensibilización
2. Estructura del Programa Memoria del Mundo 2.1. Comité Consultivo Internacional
2.2. Comités Regi9nales y Nacionales
2.3. Comité Regional de América Latina y el Caribe (CRALC)
3. El Registro de la Memoria del Mundo
3.1. Los registros mundial, regional y nacional 3.2. Criterios de selección
3.3. Las propuestas de nominación
4. Las nominaciones regionales
4.1. El papel de los archivos y bibliotecas en las propuestas de nominación de sus patrimonios 4.2. La propuesta ecuatoriana de nominación regional para la América Andina

METODOLOGIA
El Seminario se dictará en la modalidad de conferencia magistral durante el horario de la mañana y en la tarde una sistematización práctica, efectuada en los archivos y bibliotecas, de los contenidos teóricos impartidos en el espacio de discusión.

BIBLIOGRAFIA

  • Los Archivos de América Latina. Informe Experto de la Fundación Histórica Tavera sobre la situación actual, Madrid; 2000
  • Manual de Planificación y prevención de desastres en archivos y biblioteca, FHI; Madrid; 2000
  • Hacia un.Plan de Desarrollo de los Archivos latinoamericanos, Archivo General de la Nacion,
    Bogotá, 1998
  • Gestión de Documentos y Archivos hacia el siglo veintiuno, México, 1998
  • Guía para la Evaluación de la Administración de Documentos y Archivos, México, 1998 .Métodos de Evaluación para determinar las necesidades de conservación en bibliotecas y archivos,
    Archivo General de la Nación, Bogotá, 1995
  • Ley del Sistema Nacional de Archivos, R.0.Num.265, Quito, 1982
  • Reglamento del Archivo Histórico del Ministerio de Relaciones Exteriores, R.O., Num. 641, Quito, 1995
  • Reglas de Catalogación Angloamericanas
  • Listas de Encabezamiento de Materias para Bibliotecas
  • Sistemas de descripción en archivos: ISAD-G, EAD, Tesauros especializados .Directrices del Programa Memoria del Mundo de la UNESCO

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